সফল মানুষ অফিস শেষের ১০ মিনিটে যা করেন

অফিসের দিন শেষ হওয়ার আগের ১০ মিনিটকে অনেকেই তেমন গুরুত্ব দেন না। কেউ ঘড়ির দিকে তাকিয়ে সময় কাটান, কেউবা শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত কাজ করতে করতে হঠাৎ সব গুছিয়ে বেরিয়ে যান। অথচ দিনের শেষ কয়েক মিনিট সঠিকভাবে কাজে লাগাতে পারলে পরের দিনের কাজ অনেক বেশি গোছানোভাবে শুরু করা সম্ভব।

বিশ্ব অর্থনৈতিক ফোরামে প্রকাশিত একটি প্রতিবেদনে কর্মজীবনে সফল ব্যক্তিদের দিনের শেষ ১০ মিনিটের কিছু অভ্যাস তুলে ধরা হয়েছে। এসব অভ্যাসের মধ্যে রয়েছে দিনের কাজ পর্যালোচনা করা, পরের দিনের অগ্রাধিকার ঠিক করা, ডেস্ক গুছিয়ে রাখা এবং সহকর্মীদের প্রয়োজনীয় আপডেট দেওয়া।

দিনের কাজের তালিকা আপডেট করেন

দিনের শুরুতে যে কাজগুলোর তালিকা তৈরি করা হয়েছিল, দিনের শেষে সেটি আবার দেখে নেওয়া ভালো। কোন কাজ শেষ হয়েছে, কোনটি বাকি আছে এবং কোন কাজের অগ্রাধিকার বদলেছে, তা লিখে রাখলে পরের দিন শুরু করতে সুবিধা হয়।

ডেস্ক ও কম্পিউটার গুছিয়ে রাখেন

অগোছালো ডেস্ক বা কম্পিউটারের ডেস্কটপ পরের দিন কাজ শুরু করার সময় অপ্রয়োজনীয় সময় নষ্ট করতে পারে। দিনের শেষে প্রয়োজনীয় ফাইল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে রাখা, অপ্রয়োজনীয় কাগজ সরিয়ে ফেলা এবং কাজের জায়গা গুছিয়ে রাখা তাই কার্যকর অভ্যাস।

সেদিন কী কী অর্জন করেছেন, তা দেখেন

শুধু অসমাপ্ত কাজের দিকে তাকিয়ে থাকলে মনে হতে পারে দিনটিতে তেমন কিছুই করা হয়নি। তাই দিনের শেষে কয়েক মিনিট সময় নিয়ে কী কী কাজ সম্পন্ন হয়েছে, তা দেখে নেওয়া উপকারী।

এতে নিজের অগ্রগতি সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা পাওয়া যায় এবং ব্যস্ত দিনের পরও অর্জনের অনুভূতি তৈরি হতে পারে।

পুরো দিনটি নিয়ে একটু ভাবেন

কোন কাজ ভালো হয়েছে, কোথায় সমস্যা হয়েছে এবং কোন সিদ্ধান্তটি আরও ভালোভাবে নেওয়া যেত, দিনের শেষে সেসব নিয়ে ভাবা যেতে পারে।

এটি এক ধরনের ছোট পর্যালোচনা। নিয়মিতভাবে নিজের কাজ বিশ্লেষণ করলে ভুল থেকে শেখা এবং ভবিষ্যতে কাজের পদ্ধতি উন্নত করা সহজ হয়।

জরুরি ই-মেইল ও বার্তা যাচাই করেন

দিনের শেষ মুহূর্তে আসা প্রতিটি ই-মেইল বা মেসেজের উত্তর সঙ্গে সঙ্গে দেওয়ার প্রয়োজন নেই। কোনটি সত্যিই জরুরি এবং কোনটির উত্তর পরের দিন দেওয়া যাবে, সেটি ঠিক করা গুরুত্বপূর্ণ।

বিশেষ করে সংবেদনশীল বা দীর্ঘ আলোচনার প্রয়োজন এমন বিষয়ে ক্লান্ত অবস্থায় তাড়াহুড়ো করে উত্তর না দিয়ে পরের দিনের জন্য সময় নির্ধারণ করা ভালো।

শেষ মুহূর্তেও মনোযোগ ধরে রাখেন

দিনের শেষে স্বাভাবিকভাবেই মনোযোগ কিছুটা কমে যেতে পারে। তাই কাজ শেষ করার সময় সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম, অপ্রয়োজনীয় কথাবার্তা বা অন্য কোনো বিভ্রান্তি থেকে দূরে থাকার চেষ্টা করা ভালো।

পরের দিনের প্রধান কাজ ঠিক করেন

পরের দিন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কোন দুই বা তিনটি কাজ করতে হবে, তা আগের দিনই লিখে রাখা যায়। এতে সকালে অফিসে এসে নতুন করে ভাবতে সময় নষ্ট হয় না।

মাথায় ঘুরতে থাকা কাজগুলো লিখে রাখলে অফিসের বাইরে থাকার সময়ও সেগুলো নিয়ে অতিরিক্ত চিন্তা করার প্রবণতা কমতে পারে।

অফিসের বাইরে কতটা যোগাযোগে থাকবেন, তা ঠিক করেন

কাজ শেষ হওয়ার পর সবসময় অফিসের ই-মেইল বা ফোনের সঙ্গে যুক্ত থাকা প্রয়োজন নেই। দিনের শেষে কোন সময় পর্যন্ত যোগাযোগে থাকবেন এবং জরুরি পরিস্থিতিতে কীভাবে যোগাযোগ করা যাবে, তা প্রয়োজন অনুযায়ী সহকর্মীদের জানিয়ে দেওয়া যেতে পারে।

এতে কাজ ও ব্যক্তিগত সময়ের মধ্যে একটি পরিষ্কার সীমারেখা তৈরি করা সহজ হয়।

পরের দিনের সময়সূচি দেখে নেন

পরের দিন কোনো গুরুত্বপূর্ণ মিটিং, প্রেজেন্টেশন বা নির্দিষ্ট সময়ের কাজ আছে কি না, আগের দিন দেখে রাখা ভালো।

এতে সকালে হঠাৎ কোনো গুরুত্বপূর্ণ কাজের কথা মনে পড়ে যাওয়ার ঝুঁকি কমে এবং পরের দিনটি মানসিকভাবে প্রস্তুত হয়ে শুরু করা যায়।

সহকর্মীদের অপেক্ষায় রাখেন না

কোনো সহকর্মীকে ফাইল, তথ্য বা সিদ্ধান্ত দেওয়ার কথা থাকলেও দিনের মধ্যে তা করা সম্ভব না হলে বিষয়টি জানিয়ে দেওয়া উচিত।

কাজটি কখন করা সম্ভব হবে, সেটিও জানানো যেতে পারে। এতে অন্য ব্যক্তি অযথা অপেক্ষা করেন না এবং কাজের ধারাবাহিকতাও বজায় থাকে।

সহকর্মীদের ধন্যবাদ জানান

দিনের শেষে কোনো সহকর্মী সাহায্য করলে তাকে ধন্যবাদ জানানো ছোট একটি বিষয় হলেও কর্মপরিবেশে ইতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে।

কাজের স্বীকৃতি ও কৃতজ্ঞতার অভ্যাস নিজের এবং অন্যের জন্যও দিনের শেষটা ভালো করে তুলতে পারে।

সহকর্মীদের বিদায় জানান

অফিস থেকে বের হওয়ার সময় সহকর্মীদের বিদায় জানানোও একটি ভালো অভ্যাস। এতে কর্মক্ষেত্রে পারস্পরিক সৌহার্দ্য বজায় থাকে এবং অন্যরাও বুঝতে পারেন যে দিনের কাজ শেষ করে আপনি বের হচ্ছেন।

ইতিবাচক মনোভাব নিয়ে দিন শেষ করেন

কাজের দিন যত ব্যস্তই হোক, বের হওয়ার আগে নিজেকে কিছুটা ইতিবাচক রাখার চেষ্টা করা যেতে পারে। সেদিনের অর্জনগুলোর কথা মনে করা বা ভালোভাবে দিন শেষ করার মানসিক প্রস্তুতি পরের দিনের জন্যও ইতিবাচক পরিবেশ তৈরি করতে পারে।

সময়মতো অফিস থেকে বের হন

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অভ্যাসগুলোর একটি হলো প্রয়োজন না থাকলে অফিসে অযথা পড়ে না থাকা। প্রতিদিন দীর্ঘ সময় অফিসে থাকলেই বেশি কাজ হবে, এমন নয়।

কাজের সময়কে কার্যকরভাবে ব্যবহার করে দিনের শেষে বের হয়ে বিশ্রাম, পরিবার, ব্যক্তিগত কাজ ও ঘুমের জন্য সময় রাখা দীর্ঘমেয়াদে কাজের সক্ষমতা ধরে রাখতে সাহায্য করতে পারে।

মনে রাখবেন, শেষ ১০ মিনিট হতে পারে পরের দিনের প্রস্তুতি। দিনের শেষ ১০ মিনিট আসলে শুধু অফিস ছাড়ার প্রস্তুতির সময় নয়। এটি হতে পারে পুরো দিনের কাজকে একবার গুছিয়ে নেওয়া এবং পরের দিনের জন্য মানসিক প্রস্তুতি নেওয়ার সময়।

কাজের তালিকা আপডেট করা, অসমাপ্ত কাজ চিহ্নিত করা, ডেস্ক গুছিয়ে রাখা, পরের দিনের অগ্রাধিকার ঠিক করা এবং প্রয়োজনীয় মানুষকে আপডেট দেওয়ার মতো ছোট অভ্যাসগুলো কর্মদক্ষতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে। তবে এগুলোকে সফলতার নিশ্চিত সূত্র হিসেবে না দেখে কার্যকর কর্ম-অভ্যাস হিসেবে দেখা ভালো।

সূত্র: ওয়ার্ল্ড ইকোনমিক ফোরাম